Voor Amstelius, een onafhankelijk allround kantoor voor vastgoedmanagement, waar verduurzaming hoog in het vaandel staat, zoekt Vamberský & Company een:

Medewerker Servicedesk & Support Property Management

Over Amstelius
Amstelius is zakelijke dienstverlener met een focus op duurzaam en toekomstbesteding vastgoed. Onze dienstverlening is gericht op het creëren van ‘comfortabele gezonde gebouwen met duurzaam rendement’. Duurzaamheid is een rode draad in het DNA van de organisatie. Werken met plezier en passie geeft onze mensen energie!

Onze diensten zijn:

  • Strategisch vastgoedadvies (duurzame investeringen, green buildings, smart buildings);
  • Due diligence (commercieel, technisch, juridisch);
  • Projectmanagement (o.a. nieuwbouw, renovaties, (her)ontwikkeling);
  • Verduurzaming (energieprestatieadvies, energielabels, maatwerkadviezen, zonne-energie, BREEAM, GPR);
  • Installatietechnisch advies (van ontwerp tot realisatie en troubleshooten tot onderhoud);
  • Asset & property management (o.a. commercieel, administratief, technisch & duurzaam).

Onze opdrachtgevers zijn Nederlandse maar ook buitenlandse institutionele en particuliere beleggers, projectontwikkelaars, gebouweigenaren (o.a. zorginstellingen), huurders en gebruikers van voornamelijk commercieel vastgoed.

Wij werken als team integer, onafhankelijk en klantgericht. Wij bieden onze opdrachtgevers innovatieve, flexibele en kwalitatief hoogwaardige oplossingen. Wij streven ernaar de beste te zijn en wij zoeken voortdurend naar manieren om onszelf te kunnen verbeteren.

Onze opdrachtgevers nemen we graag de zorg uit handen door hun op adequate wijze te helpen met onze integrale, efficiënte en innovatieve aanpak. Onze mensen bieden persoonlijke service met een focus op klanttevredenheid. Ze doen graag een paar stappen extra om de verwachtingen te overtreffen, denken steeds vooruit, en benutten out-of-the box-creativiteit om met vernieuwende oplossingen te komen.

Voortdurend investeren wij in de ontwikkeling van het bedrijf en het kwaliteitsniveau van onze medewerkers. De organisatie bestaat uit een team van ca. 25 medewerkers. De specialisten beschikken over veel kennis in uiteenlopende vakgebieden. Die willen ze graag met je delen. Innovaties en slimme tools worden omarmd om de dienstverlening telkens verder te ontwikkelen en op het hoogste niveau te houden. In de markt loopt Amstelius graag met hun kennis voorop, daar onderscheidt Amstelius zich mee.

Wij werken duurzaam en daarom zorgen we ook voor duurzame mobiliteit binnen de organisatie. Zo hebben we een duurzaam wagenpark en hebben medewerkers de mogelijkheid om een (elektrische) fiets van de zaak te krijgen.

Voor een goede work-life balance krijgen alle medewerkers een sportbudget. Hiermee wordt lichaamsbeweging actief gestimuleerd, ook tijdens kantooruren. We bieden onze medewerkers de mogelijkheid binnen de spelregels om flexibel te werken of thuis te werken. Wij vinden het voor de gezelligheid en een goed gesprek met de collega’s belangrijk om samen te lunchen. Ook is er elke vrijdagmiddag een VrijMiBo. Daarnaast organiseren we gemiddeld om de twee maanden een teammeeting gericht op strategie, training en teambuilding. Tevens worden er jaarlijks diverse bedrijfsuitjes en events voor relaties en het team georganiseerd. Wij werken landelijk vanuit twee vestigingen in Amsterdam en Gorinchem.

De rol
Samen met de back office manager die parttime werkt ben je verantwoordelijk voor het dagelijks managen van de servicedesk voor het vastgoedmanagement, het secretarieel ondersteunen van de vastgoedmanagers en het organiseren van de gehele back office voor het vastgoedmanagement. Samen met de vastgoedmanagers zorgen jullie ervoor dat het interne proces op rolletjes verloopt. Daarnaast regelen jullie in overleg en afhankelijk van de behoefte de inzet van oproepkrachten voor back office werkzaamheden of office management taken. De functie betreft een ondersteunende en faciliterende rol waarbij de werkzaamheden in principe op kantoor in Amsterdam worden uitgevoerd.

Kerntaken - Servicedesk

  • Eerste aanspreekpunt voor opdrachtgevers, leveranciers, servicepartijen en huurders;
  • 1e lijn klacht-/ storingsafhandeling, onderhoudsverzoeken en vragen in overleg met technisch vastgoedmanagement en/of vastgoed administrateur conform vaste protocollen;
  • Monitoren inbox servicedesk o.a. mailboxmanagement vastgoedmanagementteam (beheermailbox klacht-/ storingsafhandelingen);
  • Coördineren opdrachtverstrekking preventief/ correctief (storingen) onderhoud middels (digitale) onderhoudsovereenkomsten en getekende retourzending (via DocuSign);
  • Opstellen en verzenden geautomatiseerde opdrachten (via Informant & S1mone) aan leveranciers/ onderhoudspartijen en daarmee contact onderhouden i.v.m. voortgang werkzaamheden;
  • Informeren van huurders over en monitoren van de voortgang van het preventief/ correctief onderhoud;
  • Nabellen onderhoudspartijen, huurders e.d. Bijhouden opdrachten, mutaties, updates en wijzigingen in vastgoedmanagementsysteem Informant (o.a. templates, afhandeling opdrachten);
  • Verzorgen agendamanagement en opstellen correspondentie (o.a. informatieve e-mails aan huurders, begeleidend schrijven, kennisgevingsbrieven, contractbeëindigingsbrieven, (sleutel)overdrachtformulier) namens vastgoedmanagementteam;
  • Verantwoordelijk voor het sleutelbeheer voor gebouwen. Daarnaast bestellen en uitgeven sleutels en aanmaken nieuwe digitale sleutels of verwerken van mutaties in de software daarvan.

Kerntaken - Secretarieel

  • Algemeen telefoniste;
  • Algemene ondersteuning (back) office management met diverse operationele/ uitvoerende werkzaamheden;
  • Coördineren piketdiensten medewerkers & bereikbaarheid via 24/7 alarmcentrale;
  • Beheer en uitgifte materialen (o.a. camera’s, meetapparatuur, gereedschappen, trappen) en persoonlijke beschermingsmiddelen;
  • Voorbereiden/ organiseren (wekelijks) beheer-/ kantooroverleg (incl. verslaglegging).

Functie-eisen:

  • Afgeronde opleiding, MBO opleiding of gelijkwaardig;
  • Relevante werkervaring, bij voorkeur bij een dienstverlenende vastgoed-/ projectmanagementorganisatie;
  • Zelfstandig werkzaam, servicegericht en een flexibele no-nonsense instelling;
  • Snel kunnen schakelen in een dynamische omgeving is een vereiste;
  • Stressbestendige, leergierige en proactieve teamplayer;
  • Een sportieve aanpakker met doorzettingsvermogen;
  • Kennis en ervaring van vastgoedmanagement en Informant is een pré;
  • Goede beheersing van MS 365 (o.a. Excel, Word, Teams, PowerPoint) en digitale vastgoedmanagement/ ERP systemen (o.a. Informant, S1mone, DocuSign);
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als in geschrift;
  • Gestructureerde werkinstelling;
  • Een positieve, energieke instelling en gevoel voor humor;
  • Woonachtig in Amsterdam of omgeving;
  • Woon-werkverkeer per fiets of OV;
  • Je bent in bezit van een (auto)rijbewijs B;
  • 32 - 40 uur per week beschikbaar.

Wij bieden:

  • Collegiale en gezellige werksfeer;
  • Jaarcontract met zicht op een vast dienstverband;
  • Parttime of fulltime dienstverband;
  • Marktconform salaris afhankelijk van ervaring en opleiding;
  • Aantrekkelijk flexibele en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Laptop en telefoon van de werkgever;
  • Flexibele werktijden op basis van de algemene spelregels in het bedrijfsreglement;
  • Thuiswerken is mogelijk in overleg;
  • Persoonlijke (interne) ontwikkeltrajecten;
  • Lunch wordt verzorgd.

Amstelius draagt actief bij aan jouw persoonlijke ontwikkeling binnen de organisatie, afhankelijk van je interesse en kernkwaliteiten. Naast begeleiding wordt de mogelijkheid geboden om gericht opleidingen te volgen. Daarnaast wordt rekening gehouden met je ambities. Eigen initiatief, zowel binnen de organisatie als daarbuiten wordt bijzonder gewaardeerd.

Standplaats
Amsterdam

Interesse?
Neem contact op met: Marie-Louise Robson 06-10087199 of marie-louise@vambersky.nl